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INTRODUZIONE
Il Sistema informativo di un'azienda è un insieme di mezzi
e di procedure che raccolgono, elaborano, scambiano ed archiviano dati allo
scopo di produrre un flusso continuo di informazioni tali da essere utilizzate
come supporto logistico per prendere decisioni.
Il Sistema Informativo non si identifica con il Sistema Informatico,
ma da questo è supportato e reso possibile grazie allo sviluppo
tecnologico avvenuto nel campo dell'informatica: in sostanza il sistema
informativo non può oggi prescindere da un buon sistema informatico.
![[Image]](bermau-img/bermau1.jpg)
Di sistema informativo e/o informatico in Psichiatria si è iniziato
a parlare fin dai primi tempi dell'introduzione degli elaboratori elettronici,
inizialmente per un loro utilizzo come indispensabili strumenti di supporto
per la raccolta di informazioni ai fini epidemiologici - clinici.
Solo ultimamente anche la psichiatria sta facendo i conti con le necessità
più di carattere contabile - amministrativo. Dunque, quello che poteva
sembrare in passato un optional riservato a sofisticate finalità di
ricerca scientifica, rappresenta ora per il Servizio Sanitario Pubblico un
dettato legislativo.
Obbligatoria per legge è infatti l'attivazione di un Sistema Informativo
Socio - Sanitario articolato su due aree:
a) area del S.I. di governo finalizzata alla programmazione ed al controllo
di gestione (richiesta dall'amministrazione locale, regionale e nazionale).
b) area del S.I. di gestione finalizzata alla organizzazione ed allo sviluppo
tecnologico del sistema stesso.
Anche il medico psichiatra deve dunque conciliare l'uso dello strumento
informativo - informatico inizialmente destinato ad un ambito più
strettamente clinico con quello più ampio che prevede il controllo
di gestione, anche economica, divenuto ormai compito precipuo dei medici
dirigenti, coinvolti da problematiche relative ai budget, ai centri di costo
basati su prestazioni, all'utilizzo di indicatori di efficienza e di
qualità, al controllo del costo lavoro (carichi di lavoro) ecc….
Al fine di adeguarci a queste nuove istanze cliniche e gestionali il nostro
Servizio ha gradualmente affinato negli ultimi anni un articolato Sistema
informatico che potesse rispondere a tutte le esigenze sopra enunciate e
che si snoda principalmente negli ambiti seguenti:
![[Image]](bermau-img/bermau2.jpg)
1) informatizzazione della gestione amministrativa del Servizio
Psichiatrico, che prevede l'utilizzo di programmi di video scrittura,
foglio di calcolo e database (Word, Excel, Access, Lotus Notes, Lotus Approach),
sia per l'effettiva messa appunto del programma utilizzato dai 4 Servizi
Psichiatrici del Dipartimento di Padova (es. inserimento codici e codifica
prestazioni), sia per l'impostazione di tabelle, fogli riepilogativi e per
l'archiviazione dei documenti e degli interventi eseguiti;
2) automazione dei reattivi mentali e rating scales (Rorschach
e cognitive Behavioural Assessment), adozione di database per particolari
ambiti clinici (registrazione di sedute di Terapia Familiare), epidemiologici
(analisi statistiche complesse di dati relativi a selezionati gruppi di utenti)
e di ricerca (disturbi del comportamento alimentare e patologie del nucleo
familiare etc);
3) EEG computerizzato: l'introduzione su ampia scala
dell'informatica del settore biomedico ha consentito un approccio automatico
al segnale EEG con la possibilità di compiere sofisticate analisi
del tracciato. Il nostro Servizio ha acquistato il sistema Brain Quick che
consiste in una serie di unità per la registrazione, memorizzazione
e visualizzazione dei dati EEG a 32 canali che consentono particolari
elaborazioni del segnale elettroencefalografico stesso, quali l'analisi spettrale
e le mappe cerebrali a colori, relative alla distribuzione topografica nelle
varie regioni corticali delle diverse frequenze o ampiezze (mappe di frequenza
e mappe di ampiezza) per un determinato intervallo di campionamento (in genere
da 1 secondo a 10 minuti).
Con la memorizzazione dei dati in un formato digitale si mantiene una sorgente
di dati grezzi che può essere letta analizzata e ritoccata poi in
una secondo momento.
Infatti il sistema di archiviazione è uno strumento di software che
comprende commenti, dati dei tracciati delle mappe cerebrali, delle analisi
spettrali e dei dati statistici che consentono di definire una serie di parametri
che possono essere attribuiti ad ogni file di paziente. Questa statistica
(simile ad un database) permette poi di classificare ogni file di paziente
con un gruppo desiderato di attributi per esempio: storia clinica, terapia,
esiti ecc.
Questo sistema che, dal 1 gennaio 1995 a tutt'oggi, è stato utilizzato
anche soprattutto per l'esecuzione di EEG al servizio dell'utenza del territorio
(per un totale di 1431 tracciati), potrà essere strumento prezioso
per la ricerca sull'efficacia degli psicofarmaci verificata attraverso le
modificazione delle elaborazioni del segnale EEGrafico, sul loro monitoraggio
ed eventuale contributo nella individuazione di sottogruppi nosografici.
4) Cartella Informatica per la rilevazione, l'archiviazione
e l'elaborazione dei dati relativi agli utenti, alle prestazioni e alle
macroattività (che verrà dettagliatamente illustrato più
avanti)
STORIA DELLA CARTELLA INFORMATICA DEL 4° SERVIZIO PSICHIATRICO
Il Servizio Psichiatrico 4° ha la competenza territoriale di un quarto
della popolazione residente dell'U.L.S.S. n.16 (che nel suo complesso conta
circa 390 mila abitanti) e precisamente fa riferimento alla zona Nord-Ovest
della città di Padova e comuni limitrofi, che ammonta a circa centomila
abitanti.
![[Image]](bermau-img/bermau3.jpg)
Prima del 1991 presso il nostro servizio esisteva un unico archivio cartaceo,
"statico" (in ordine alfabetico) di tutte le prese in carico, e la raccolta
dei dati per l'invio alla regione avveniva dalle singole agende dei medici,
ed infermieri, mentre la trasmissione dei dati all'ulss avveniva tramite
l'invio delle impegnative all'ufficio addetto (con una sottostima quindi
dell'attività svolta di ordine molto alto).
Nel 1992 si è iniziato anche un'archiviazione "dinamica" (numerica,
sempre cartacea) di tutte le cartelle, con chiusura dei casi che non avevano
contatti per un periodo maggiore di 365 giorni (il controllo era naturalmente
manuale).
Sempre nel 1992 si era iniziata la raccolta dati relativi ai Primi casi,
che poi sono stati ritestati nel 1993 con un follow-up nei dodici mesi
successivi. La scheda di rilevazione utilizzata allora era ridotta nel numero
dei suoi items, essendo rivolta unicamente ad una ricerca del tasso di incidenza
psicopatologica relativo ad un campione territorialmente delimitato. Si è
inoltre ottenuto l'acquisto da parte dell'amministrazione del 1° computer
ed il collegamento diretto con il SSISS (Servizio Sistema Informativo e
Statistica Sanitaria) per l'inserimento autonomo delle impegnative relative
alle prestazioni "fatturabili".
Nel gennaio 1994 fu adottato sperimentalmente uno strumento informatico
predisposto dai colleghi della Clinica Psichiatrica di Pisa (il PISA SISTEM),
con il quale abbiamo ottenuto per la prima volta dati descrittivi sulla
configurazione dell'intera utenza affluita al nostro Servizio durante tutto
l'anno solare '94.
Tale software si rivelava però troppo rigido, rispondente forse più
a sofisticate esigenze di ricerca diagnostica che a quelli di gestione routinaria
di un servizio territoriale pubblico, per cui si è pensato di dotarsi
di un proprio strumento più adeguato alle nostre esigenze e che facesse
tesoro di quest'ultima esperienza come delle precedenti che il responsabile
del Servizio aveva acquisito in Friuli e di quelle di altri colleghi (sia
di Padova che di altre ulss del Veneto ed Emilia Romagna) e che fosse omologabile
e confrontabile con questi, nel rispetto degli standards internazionali (ICD,
DSM III° e IV°) nazionali (ISTAT) e locali (CUP).
Abbiamo scelto di approntare un "nostro" software che utilizzasse gli items
ormai consolidati e standardizzati, ma che si avvalesse di un supporto
commerciale molto diffuso, anche se non creato per uso specifico in campo
sanitario, che quindi associasse le caratteristiche di una facile acquisizione
sul mercato e che nel contempo fosse versatile ed aggiornato rispetto allo
sviluppo dell'informatica.
Il programma commerciale da noi utilizzato fu il "LOTUS NOTES" versione 3;
attualmente utilizziamo lo stesso prodotto in versione 4.5.
Prima dell'avvio per così dire ufficiale del nostro sistema informativo
con tale software abbiamo ritenuto opportuno iniziare con un periodo di collaudo.
Fu approntata una cartella informatica che fu applicata per un primo periodo
sperimentale di sei mesi per verificare se occorresse effettuare eventuali
correzioni sulla stessa e per abituare tutto il personale a prendere
dimestichezza con le informazioni richieste, ad essere puntuali nella rilevazione
ed a vincere le naturali iniziali riserve, resistenze (legate all'"ignoranza"
sull'argomento, timore del controllo, paura del nuovo e diverso etc etc.)e
diffidenza verso l'informatica. Purtroppo l'applicazione del precedente sistema
aveva in parte contribuito ad acuire tali difficoltà per la sua
rigidità e aveva fatto sembrare a molti questa nuova "attività"
una inutile perdita di tempo (di tutti in generale e per alcuni che dovevano
occuparsi della gestione del sistema in particolare), tempo "volgare" sottratto
al tempo "nobile" del lavoro clinico.
Dopo tale periodo fu approntata la prima cartella informatica "ufficiale"
del nostro servizio.
Essa era composta di una scheda principale, chiamata per comodità
"Scheda Anagrafica", anche se al suo interno venivano richiesti anche dati
di altro tipo e che prevede la compilazione di una "Modifica Scheda Anagrafica"
(che comprende quei campi (items) della stessa che sono modificabili) e di
una "Scheda Contatto".
- La "Scheda Anagrafica" veniva compilata una sola volta per
ogni paziente al suo primo contatto con il nostro servizio; comprendeva,
oltre alla schedatura (N° archivio, data, operatore), due sessioni.
La prima sessione prevedeva la raccolta dei dati socio - demografici
in 18 campi o items (vedi allegato n° 1), la compilazione dei quali
in alcuni casi prevede un "testo aperto", come ad esempio il Cognome, il
Nome ecc, negli altri una scelta singola tra una multiselezione predisposta,
come lo Stato Civile, la Scolarità ecc.; tutti questi campi sono
"obbligatori", vanno cioè compilati in ogni caso; se la risposta non
è attendibile o non viene fornita è previsto per alcuni di
essi la voce n.c..
La seconda sessione prevedeva la raccolta di alcuni dati anamnestici
psichiatrici in 10 campi o items, che per la maggior parte prevedevano una
scelta singola tra una multiselezione predisposta; solo due prevedevano un
testo aperto (diagnosi descrittiva d'ingresso, e descrizione della
familiarità psichiatrica qualora presente); altri infine prevedevano
come risposta una data. Anche i campi di questa seconda sessione erano tutti
obbligatori, tranne la specificazione della familiarità psichiatrica
e il campo multiplo ricoveri psichiatrici
- La "Scheda Contatto" andava compilata per ogni contatto (diretto
o indiretto) con il paziente da parte di ogni operatore.
La scheda contatto comprendeva: i dati che permettono di identificare il
paziente (cognome, nome, sesso, data di nascita), la data e l'operatore del
contatto e 11 campi o items; tutti questi campi prevedevano risposte scelte
fra una multiselezione predisposta, alcuni a scelta singola altri prevedevano
la possibilità di scelte multiple
Per facilitare la risoluzione di eventuali dubbi o difficoltà è
stata distribuita a ciascun operatore una "Legenda" delle due schede
con specificazione sulle modalità di compilazione e sul significato
di ciascun campo e all'interno di questo di ciascuna voce prevista, legenda
che fu più volte discussa nelle riunioni di équipe.
Le iniziali difficoltà previste da parte degli operatori furono
rapidamente risolte, sia per la marcata motivazione di alcuni di loro, a
cominciare dal responsabile del servizio, sia per le caratteristiche
costituzionali dell'équipe: solo territoriale (tipo di attività
omogenea all'interno delle diverse figure professionali e condivisa quasi
quotidianamente poiché disponeva praticamente solo del CSM), di piccole
dimensioni e (scusate la presunzione) di persone capaci; e così l'avvio
ufficiale corrispose ad una reale capacità degli operatori a rispondere
alle esigenze della nuova attività.
Ma non solo, superate le difficoltà, fu rapida anche l'acquisizione
dell'utilità e importanza di tale nuovo strumento messo a disposizione
dell'attività del Servizio. Dai vantaggi più semplici e banali,
quali la più rapida ricerca di informazioni, la reale quantificazione
di parte dell'attività svolta (prima ampiamente sottostimata: vedi
problemi legati alle impegnative, all'attività svolta dal personale
infermieristico e delle assistenti sociali), a quelli più complessi
ed importanti quali: una maturazione e aggiornamento culturali legata alla
necessità di dare e condividere informazioni (vedi riflessione sul
significato dei termini delle prestazioni, delle diagnosi etc) e di dover
riflettere sul lavoro svolto (vedi statistiche e indagini epidemiologiche).
Questo, a sua volta permette di sviluppare la comunicazione, la
discussione e il lavoro di équipe, la possibilità di pianificare
meglio il lavoro (minor % dei ricoveri brevi = buon lavoro di filtro
dell'urgenza; ancora alta % di ricoveri lunghi = bisogna lavorare di
più sulla riabilitazione > comunità terapeutica; valtazione
inoltre delle chiusure rapporto) ed infine all'acquisizione di maggior
credibilità e di contrattualità con l'amministrazione per acquisire
materiale e mezzi necessari alle varie esigenze del Servizio, discutere il
budget etc.
L'iniziale Cartella informatica come è stato detto ha subito negli
anni un'evoluzione che così semplifichiamo e riassumiamo:
* * *
Anno 1994:
Collaudo per circa sei mesi della "Cartella Informatica provvisoria del 4°
Servizio".
* * *
Anno 1995:
Avvio ufficiale con la prima "Cartella definitiva del 4° servizio" con
gestione dei database: "4° Servizio Psichiatrico" (per i dati territoriali
ambulatoriali), "icd9" (per le diagnosi) e "Anagrafe 4° Servizio"
(contenente i dati relativi agli operatori del 4° Servizio") e dei moduli:
"Scheda Anagrafica" e "Scheda Contatto", "Diagnosi", "Profilo Operatore"
* * *
Anno 1996:
Incontri di un "comitato cartella informatica" del Dipartimento per cercare
una strategia e quindi una cartella informatica comune (del dipartimento)
e
q primi incontri anche con la "Regione" su: "Flusso informativo dell'assistenza
specialistica territoriale psichiatrica".
* * *
Anno 1997:
a) Applicazione della "Cartella Informatica del Dipartimento":
· Si scelse di utilizzare il software già collaudato dal nostro
Servizio (Lotus Notes)
· Furono mantenute le due schede suddette (che anche il 3° Servizio
Psichiatrico utilizzava già da molti anni) , approntando alcune lievi
modifiche.
· Il nostro Servizio, come il 3° ed in parte il 2°, già
"educati" a tale attività, l'applicarono come soluzione di
continuità a quella precedente, mentre per il 2° rappresentò
l'iniziale collaudo.
Incontri con la Regione e del Dipartimento per la definizione delle
procedure informatiche atte ad ottemperare al "Flusso informativo sull'assistenza
specialistica territoriale di psichiatria"
b) Ulteriori lievi modifiche alla "Cartella Informatica" per adeguarla a
tali procedure con
c) Collaudo della "Scheda Comunità" per la rilevazione dei dati delle
strutture residenziali e semiresidenziali
* * *
Anno 1998:
a) Applicazione della "Nuova Cartella Informatica":
· Si mantenne il Software Lotus Notes, aggiornato nella versione 4.5
· Installazione del software e delle sue applicazioni negli altri 3
Servizi con addestramento del personale addetto (in previsione ed attesa
del collegamento in rete)
· Utilizzo delle "Schede Comunità" (al plurale, per una più
rapida automazione dell'inserimento dei dati, vedi prestazione "giornata
in stuttura residenziale/semiresidenziale) e del relativo database Comunità
· Oltre alle esigenze della regione (Record A e Record B, corrispondenti
rispettivamente a "Scheda Anagrafica" e "Scheda Contatto") e grazie alle
nuove capacità acquisite di utilizzo e programmazione del software
da parte dei responsabili della gestione del sistema informatico del 4°
Servizio vengono attivate nuove automazioni alla gestione dei dati (vedi
formule nei campi [campi obbligatori, transcodifica dei dati, conversione
dei dati, condizioni di convalida, campi calcolati da documenti di altri
database di notes: medici di base, comuni d'Italia etc] e nelle viste [record
A e B, record ULSS, accessi etc], funzioni di esportazione e importazione
file e database[budget, allegati, medici di base, icd9cm, ricoveri nei servizi]
agenti.
b) Gestione delle "Schede statistiche locali, regionali e Nazionali (Indicatori
produttività, consuntivo annuale per la Carta dei Servizi, N°
Ingressi, dimissioni e accessi strutture semi/Residenziali e N° Accessi
nel CSM)
c) Incontri con il responsabile del Sistema Informatico Statistico della
ULSS per ottenere la gestione diretta delle c.d. "Procedure AMB" per la
registrazione delle prestazioni ambulatoriali "fatturabili", gestione che
si raggiunge nel dicembre dello stesso anno con invio mensile dei dati al
Centro Unico Prenotazioni tramite floppy
* * *
Anno 1999:
a) Attivazione del Server per il Dipartimento di Psichiatria di Padova, con
sede nel 4° Servizio e collegamento in rete con i quattro servizi (via
Modem con il 1°, 2°, e 3° e con Scheda di rete con il 4°
stesso) con conseguente:
· Invio all'Ufficio statistico dell'ULSS dei record trimestrali per
tutto il Dipartimento (in attesa di un collegamento intranet con la Regione
per invio diretto)
· Gestione delle repliche con aggiornamento quotidiano dei dati a
disposizione di tutto il dipartimento
b) Collegamento Intranet con avvio database di posta e sviluppo della "funzione
di collegamento" di cui parleranno i colleghi nel pomeriggio
c) Ulteriore sviluppo del Software (Database icd9cm, viste e database budget,
agente e database dipartimento con archivio dei dati anagrafici degli utenti
di tutto il dipartimento, Webdip per promuovere il "collegamento" non solo
virtuale, ma anche reale tra i Servizi
d) Collegamento Internet
e) Avvio di una nuova scheda per la registrazione delle "Macroattività"
con relativo database
f) Gestione dei dati richiesti dall' Ufficio controllo di gestione per il
Budget
* * *
Anno 2000:
prospettive e progetti per il futuro
a) Sviluppo delle funzioni Intranet e Internet (Database Web Dipartimento)
b) Collegamento Intranet con la Regione
c) Ulteriore sviluppo del software (allegati lettere, database diario)
INFORMAZIONI GENERALI SU NOTES
Lotus Notes è un programma di gestione delle informazioni per gruppi
di lavoro. Con Notes, un gruppo di persone può condividere (inserire,
acquisire, rintracciare, archiviare e organizzare) le informazioni in una
rete di computer anche se queste persone si trovano in diverse parti del
mondo.
Il fulcro di Notes sono i suoi database condivisi, ossia insiemi dinamici
di informazioni collegate tra loro.
![[Image]](bermau-img/bermau4.jpg)
Notes consiste di due componenti principali: il Server e la Stazione di lavoro
· Il Server Notes è un computer che fornisce servizi ad utenti
di stazioni di lavoro Notes e ad altri Server Notes
· La Stazione di lavoro Notes è un computer che comunica con
i Server in modo da poter utilizzare database condivisi e leggere e inviare
posta.
![[Image]](bermau-img/bermau5.jpg)
Le APPLICAZIONI principali di Lotus Notes sono:
-
Gestire Documenti (inserire, acquisire, rintracciare, archiviare e organizzare)
con sicurezza (attraverso i database, secondo una Lista Controllo Accessi)
-
Importazione ed Esportazione di File
-
Incorporazione eCollegamento di Oggetti
-
Server (Condivisione)
-
Posta (Comunicazione Intranet tramite file di posta)
-
Web (Comunicazione Internet)
-
Newsgroup (Bacheca delle comunicazioni intranet)
Gli ELEMENTI FONDAMENTALI DI NOTES sono:
-
Area di Lavoro (finestra visualizzata all'avvio di Notes)
-
Database (per raggruppare le informazioni nei documenti ed elaborarli)
-
Documenti (per contenere le informazioni)
· Principale, Risposta, Risposta di risposta
-
Moduli (modelli per inserire i documenti) al cui interno possono inserirsi
· script di evento, pop-up, tabelle, sezioni, immagini grafiche, oggetti
OLE, allegati di file, collegamenti (per migliorare e semplificare la
comprensione dei moduli)
-
Sottomoduli (per ragruppare elementi da utilizzare in più moduli)
-
Campi (spazi vuoti all'interno dei quali vanno inserite le informazioni)
-
Punti di attivazione (per eseguire operazioni) (immagini grafiche, testo,
pulsanti
-
Testo statico (per aggiungere informazioni ai documenti, viste, agenti,
navigatori)
-
Operazioni per l'automatizzazione delle procedure)
· semplici, formule @, Comandi @ , Lotus script
-
Viste e cartelle (per visualizzare i documenti da prospettive diverse)
-
Agenti (perper rendere possibile l'esecuzione di certe attività)
-
Navigatori (per muoversi più agevolmente all'interno del database)
-
Funzioni (per far interfacciare i dati di notes tra loro e con quelli di
altre applicazioni)
· Importazione / esportazione, collegamento / incorporazione, allegare
file - oggetti OLE
![[Image]](bermau-img/bermau6.jpg)
Un'applicazione di Notes (un singolo database o più database correlati)
viene in genere UTILIZZATA per le seguenti operazioni:
Approvazione
Forniscono un metodo elettronico per analizzare le richieste di informazioni
o di approvazione. Questo tipo di applicazione utilizza in genere
l'indirizzamento della posta, i promemoria automatizzati, la funzionalità
di registrazione e set di operazioni basate su differenti condizioni.
Comunicazione
Aggiornano gli utenti con notizie relative al proprio lavoro. Le informazioni
si trovano in genere nei messaggi di posta e nei newsgroup.
Discussione
Supportano la comunicazione del gruppo. Sono impostate per favorire le riunioni
incoraggiando lo scambio di idee e le risposte degli utenti senza limiti
di località o di orario.
Riferimento
Forniscono una libreria di informazioni condivise che è possibile
aggiornare, se necessario.
Registrazione
Sono impostate per sostituire un'attività svolta in genere su carta
con un'attività elettronica alla quale gli utenti contribuiscono
registrando l'avanzamento del processo o creando dei rapporti.
![[Image]](bermau-img/bermau7.jpg)
Avviando Notes, compare l'Area di Lavoro. (L'interfaccia utente)
L'area di lavoro è la finestra visualizzata all'avvio di Notes, che
contiene i vari database.
La finestra include:
· la barra del titolo: presenta il titolo dell'area di lavoro
· la barra dei menu: permette di scegliere i comandi di notes
· le barre icone: permette di scegliere i comandi di notes visualizzati
come icone
· le pagine dell'area di lavoro (contrassegnate da linguette) all'interno
delle quali compaiono le icone dei diversi database; le diverse pagine sono
personalizzate, solo una è preimpostata: il Gestore repliche, una
scheda speciale nella quale è possibile gestire la replica dei database;
· la barra di stato, permette di cambiare alcune impostazioni, aprire
il database della posta e visualizzare alcune informazioni relative alla
operazione che si sta compiendo in quel momento.
![[Image]](bermau-img/bermau8.jpg)
Il fulcro di Notes, come abbiamo detto sono i suoi Database.
DATABASE
Notes immagazzina le informazioni in database.
Un database è formato da un gruppo di documenti e i relativi moduli
e viste, memorizzati con un nome e aperti tramite un' icona di database nell'area
di lavoro.
![[Image]](bermau-img/bermau9.jpg)
Aprendo un database compare una finestra che contiene:
· La Barra delle applicazioni: pulsanti da attivare per eseguire rapidamente
alcune atività comuni
· Il Quadro di navigazione: permette di aprire cartelle o viste differenti
· Il Quadro delle viste: permette di selezionare e aprire i documenti
· Il Quadro di anteprima: permette di leggere il documento evidenziato
nel quadro delle viste senza aprire il documento
![[Image]](bermau-img/bermau10.jpg)
Un database può essere piccolo e semplice, o grande e complesso.
a) Notes dispone di una serie di database preimpostati , alcuni di
essi si caricano con l'installazione del programma quali:
- Guida rapida
- Rubrica nomi & indirizzi pubblica
- Un database contenente il nome e l'indirizzo del computer
di ogni utente Notes,
gruppo di utenti e server in un dominio.
- Rubrica nomi & indirizzi personale o privata
b) Altri modelli preimpostati posssono essere caricati a discrezione
dell'utente.
c) Si possono altresì costruire database personalizzati.
Un database può essere utilizzato:
· da un singolo utente (locale)
· condiviso tra più utenti (attraverso il Server)
![[Image]](bermau-img/bermau11.jpg)
Un database di Notes è un file che contiene più DOCUMENTI
che a loro volta possono contenere testo, illustrazioni, oggetti e molti
altri tipi di informazioni.
Notes consente inoltre di allegare file a documenti. Quando si allega un
file, in realtà di allega una copia del file, non l'originale che
rimane nella sua posizione. I documenti possono essere di tipo "Principale",
"Risposta" e "Risposta a risposta", dinamicamente collegati tra loro
I documenti vengono creati riempendo un MODULO che consente di memorizzare
i dati delle applicazioni e rappresenta l'elemento più importante
delle applicazioni di Notes. Ciascun database può contenere uno o
più moduli
![[Image]](bermau-img/bermau12.jpg)
Un modulo può contenere:
1. spazi vuoti chiamati CAMPI all'interno dei quali vanno inserite
le informazioni, (la struttura del campo prevede oltre alla scelta del tipo
di dati [numerici, testo, rich text per le immagini o i grafici, parole chiave,
autori, data etc], gli attributi del testo (come i colori o lo stile grassetto),
e di elaborarli tramite formule, sia al momento dell'inserimento [vedi n°
archivio regione, dbllokup e dbcolumn], sia con conversioni, convalide, valori
calcolati o predefiniti (vedi residenza, data contatto>ultimo contatto,
medici di base, tipo intervento in base all'operatore etc); Un campo può
essere univoco, condiviso tra moduli di un database oppure basato su un modello
di impostazioni ed utilizzato in più database.
I campi possono essere modificabili o calcolati. Se un campo
è modificabile, gli utenti sono in grado di modificarne i valori.
Se un campo è calcolato, gli utenti non sono in grado di
modificarne i valori; quest'ultimo può essere; calcolato in
visualizzazione e allora si ricalcola ognivolta che il documento viene
aperto o salvato, o calcolato in composizione e allora il dato viene
memorizzato insieme al documento e mai più ricalcolato .
2. PUNTI DI ATTIVAZIONE: che possono essere costituiti da immagini
grafiche, testo o pulsanti su cui è possibile fare clic per eseguire
operazioni particolari per l'automatizzazione delle procedure (semplici
operazioni equivalenti ai comandi dei menu di Notes quali stampare, copiare,
inviare ad un altro database il documento etc, oppure operazioni più
complesse definite da formule @ o da un programma LotusScript ) . È
possibile impostare i punti di attivazione in modo da renderli sensibili
al contesto. In questo caso, verranno visualizzati solo ad utenti specifici
o in determinate situazioni.
![[Image]](bermau-img/bermau13.jpg)
3. SCRIPT DI EVENTO: Non sono visualizzati, ma vengono eseguiti
automaticamente in determinate situazioni, come durante l'apertura o la chiusura
di un documento (e compiono determinate operazioni, come invia il documento
in una cartella o esegui un agente etc).
4. TESTO STATICO: come l'intestazione del modulo, la descrizione del
campo etc.
5. FORMULE: da far eseguire in determinate fasi della compilazione
(apertura, chiusura, quando si salva etc)
6. SOTTOMODULI: per gli elementi del modulo utilizzati con maggiore
frequenza (da più moduli), come campi, pulsanti, operazioni e immagini
grafiche;
7. POP-UP: per illustrare le funzioni dei campi
8. TABELLE: per riassumere informazioni o allineare i campi in righe
o colonne
9. SEZIONI: per raggruppare i dati in aree particolari (vedi scheda
anagrafica, contatto etc). Le sezioni ad accesso controllato definiscono
un'area su un modulo e gestiscono tutti i campi, gli oggetti, le regioni
di layout ed il testo presenti all'interno dell'area. Le sezioni ad accesso
controllato, inoltre, consentono la modifica dei campi della sezione solo
a determinati utenti.
10. IMMAGINI GRAFICHE: che migliorano l'aspetto estetico e semplificano
la comprensione dei moduli.
11. OGGETTO OLE: i dati creati con un altro prodotto.
12. ALLEGATI: di file, in modo che gli utenti possano estrarre localmente
il file o avviarlo da ogni documento creato con il modulo.
13. COLLEGAMENTI: è possibile aggiungere collegamenti ai database,
alle viste o a documenti specifici. Se si desidera, è anche possibile
avviare automaticamente i collegamenti dai documenti esistenti quando questi
ultimi vengono aperti in modo Lettura.
14. REGIONI DI LAYOUT:
Altro elemento fondamentale di Notes sono le VISTE
![[Image]](bermau-img/bermau14.jpg)
Poiché ogni database contiene spesso molti documenti, i quali a loro
volta possono contenere numerose informazioni, per rendere agevole la ricerca
di diverse informazioni in essi contenute, notes utilizza le viste, che
consentono di visualizzare le informazioni contenute in un database da
prospettive diverse., elencandole, catalogandole, riassumendole, elaborandole
(totali, formule if etc)
Ciascuna VISTA mostra i documenti:
· in un particolare ordine (es. ordine alfabetico)
· secondo determinate categorie (es. età, patologia etc.) e
sottocategorie
· secondo determinate formule di selezione (es. solo i documenti registrati
con un particolare modulo, o solo i documenti che hanno un determinato contenuto
all'interno di un campo [data, età, range etc], o che sono stati creati
in un determinato periodo di tempo etc)
![[Image]](bermau-img/bermau15.jpg)
· In qualsiasi momento possiamo costruire una vista che ci fornisca
informazioni contenute nel database. Alcune viste basilari sono approntate
fin dall'inizio (come ad esempio la vista denominata "Archivio" che cataloga,
in tempo reale, tutti i documenti inseriti nel db serv 4 e catalogata per
cognome - nome). Altre viste vengono invece costruite in momenti successivi
a seconta delle necessità informative.
![[Image]](bermau-img/bermau16.jpg)
All'interno di un database inoltre alcuni documenti possono essere salvati
in CARTELLE, all'interno delle quali vengono visualizzati solo i documenti
che io incollo o invio secondo criteri anche assolutamente arbitrari (mentre
nelle viste sono virtualmente presenti tutti i documenti del database,
visualizzati in base alla formula di selezione).
Sia le cartelle che le viste vengono visualizzate nel quadro di navigazione
all'apertura del database.
Notes consente di IMPORTARE file nei documenti e nelle viste (file
icd9cm, medici di base, comuni d'italia)
Notes consente anche di ESPORTARE documenti su file e di esportare
viste su file, cioè di convertire dati di Notes in un formato che
può essere usato da altre applicazioni. (Budget in access che esegue
più agevolmente i dati, file per regione e ulss)
![[Image]](bermau-img/bermau17.jpg)
![[Image]](bermau-img/bermau18.jpg)
È possibile includere dati da altre applicazioni inserendo OGGETTI
INCORPORATI O COLLEGATI ai documenti Notes (Posta). .
Un oggetto incorporato da un file è una copia dei dati del file; le
modifiche effettuate sul file originale non sono riportate nel documento
Notes.
Un oggetto collegato è un puntatore ai dati di un altro file; le modifiche
effettuate sul file originale sono riportate nel documento Notes.
Altri elementi fondamentali dei database di notes sono:
AGENTI: La funzione degli agenti è simile a quella dei
macchinisti in una produzione teatrale: lavorano dietro le quinte per rendere
possibile l'esecuzione di svariate attività, come la compilazione
di documenti, l'invio di posta, la ricerca di determinati argomenti e
l'archiviazione dei documenti meno recenti. Gli agenti possono anche eseguire
funzioni più potenti, come la gestione e la modifica dei valori di
campo e l'importazione di dati da altre applicazioni (vedi data comunità,
modifica contenuto campo con cambio codici regionali). .
Gli agenti possono essere personali o condivisi.
NAVIGATORI: costituiscono un metodo grafico che consente agli utenti
di "muoversi" all'interno del database e dei suoi diversi componenti, per
esempio trovare documenti o eseguire operazioni senza utilizzare viste o
comandi di menu. In Notes sono disponibili navigatori standard denominati
cartelle, visualizzati all'apertura del database nel quadro di navigazione
a sinistra. È inoltre possibile impostare dei navigatori personalizzati
per eseguire funzioni specifiche.
![[Image]](bermau-img/bermau19.jpg)
I navigatori sono costituiti principalmente da oggetti.
Gli OGGETTI NAVIGATORE rientrano in due categorie generali:
· Oggetti grafici creati in un altro programma e incollati in un navigatore
possono essere incollati come sfondi grafici (vedi db web) o come pulsanti
grafici che esegue un'operazione (vedi porta -esci)
· Oggetti disegnati utilizzando gli strumenti di disegno del navigatore
(vedi db serv 4°)
Gli elementi centrali di qualsiasi oggetto navigatore sono le operazioni
eseguite dall'oggetto quando si fa clic su di esso. (porta = esci).
AUTOMAZIONE dei documenti
In Notes sono disponibili numerose operazioni per l'aggiunta di automazione
ai vari componenti di notes, (ad es un modulo, un documento, un navigatore
o una vista) che consentono di velocizzare le operazioni ripetitive, diminuisce
il numero di battute e riduce il rischio di errori nelle operazioni complesse.
Si distinguono:
· A] Operazioni di sistema predefinite di un nuovo modulo, esse
sono Cataloga, Modifica documento, Invia documento, Inoltra, Sposta nella
cartella, Rimuovi dalla cartella. Le operazioni di sistema non possono essere
cancellate
· B] Operazioni personalizzate, si dividono in :
1. operazioni semplici e di facile creazione, preimpostate da notes
e quindi non richiedono conoscenze di programmazione quali: aprire un altro
navigatore, aprire una vista, aprire un collegamento, formula di selzione
della vista in base al modulo usato, alla data di creazione, punti di attivazione
salva, modifica, incolla etc etc. etc. (vedi esci).
2. operazioni che utilizzano formule funzione @ e comandi @ che richiedono
la conoscenza del linguaggio funzione @ di Notes, ma offrono più opzioni
rispetto alle funzioni semplici fornite in Notes. (viste regione, convalida,
conversione campi, campo data contatto > ultimo contatto).
3. operazioni che utilizzano un programma Lotus Script sono le più
complesse da creare, ma sono più flessibili. I programmi Lotus Script
consentono di eseguire attività che non è possibile eseguire
con le formule funzione @,. (agente per db dipartimento, script di evento
associati ai moduli o alle viste).
INFORMAZIONI SUI VANTAGGI DELLO SVILUPPO IN NOTES
1) Immediatezza d'approccio (Interfaccia utente semplice e standard)
I database di Notes sono di semplice comprensione e unificati. Una volta
appreso come leggere e scrivere documenti in un database di Notes, sarà
possibile eseguire queste operazioni in qualsiasi database di Notes, anche
se l'impostazione del database è nuova.
2) Esecuzione di Notes in DIVERSE stazioni di lavoro(Windows®,
OS/2®, Macintosh® e UNIX®)
3) Accesso ai dati da parte di più utenti con facile, puntuale
e duttile gestione delle repliche
Notes è dotato di una tecnologia Server per applicazione Web interattivo
che permette a qualsiasi utente (client) web di accedere con sicurezza alle
diverse applicazioni (database), di inviare e ricevere posta elettronica
e di estendere le applicazioni verso internet .
Ai database di Notes che si trovano in server Notes più utenti possono
accedere contemporaneamente.
Gli aggiornamenti avvengono tramite le "Repliche" fino ad un livello
molto sofisticato: il singolo contenuto di un campo.
La replica è una copia di un database che viene aggiornata scambiando
informazioni con quello originale, in base a una schedulazione periodica
o su richiesta.
L'avvio della replica è una procedura semplicissima, basta fare clic
sul pulsante che automaticamente fa eseguire tutte le procedure e le operazioni
preimpostate (collegamento al server, verifica e messa in replica dei database
predisposti, uni o bidirezionalmente etc)
4) Non è necessario utilizzare una rete locale
In Notes viene semplificata la connessione ai server via modem, senza che
sia necessaria la connessione con scheda di rete.
5) Sicurezza (È possibile controllare l'accesso alle informazioni)
Notes protegge il lavoro degli utenti sui database condivisi in vari modi,
elencati di seguito.
* Agli utenti viene autorizzato o negato l'accesso ai server di Notes per
mezzo delle certificazioni registrate negli ID utente .
* Gli ID utente possono essere protetti con password .
* Le informazioni possono essere cifrate in modo che solo gli utenti specificati
possano decifrarle.
* Ogni database di Notes contiene una Lista Controllo Accessi che elenca
quali utenti possono aprire il database e che operazioni possono eseguire
sulle informazioni in esso contenute.
· Se si sta usando Notes con un modem, si può rendere sicuro
il canale del modem selezionando Cifra dati di rete nella finestra di dialogo
Configurazione porta .
In Notes quindi sono disponibili più livelli e tipi di sicurezza per
server, database, documenti o singoli campi (vedi LCA: lista controllo accessi).
Ad esempio, è possibile consentire ad alcuni utenti della propria
organizzazione di scrivere alcuni documenti ma non di leggerli (privacy)
e viceversa ad altri di leggerli (per intero o in parte) ma non di scriverli
(non manipolare i dati) e di avere un accesso inverso per altri documenti;
ma di consentire soltanto ad altri sia di leggere che di scrivere i documenti,
e ad altri (pochi) ancora di fare modifiche alle impostazioni dei database
È inoltre possibile cifrare i dati quando vengono inviati o memorizzati
e decifrarli soltanto se si dispone della chiave di cifratura corretta.
6) Robustezza
Sono database in cui permangono gli "archivi storici", vale a dire se io
modifico l'impostazione di un campo, solo i documenti creati dopo tale modifica
la incorporano, gli altri rimangono con l'informazione originale, a meno
che io non voglia volutamente aggiornare anche i vecchi documenti tramite
formule campo o agenti (limite= occupano più spazio)
7) Le applicazioni di Notes consentono di utilizzare la posta elettronica
Le applicazioni di Notes consentono di automatizzare il workflow che consente
per esempio di Inviare automaticamente un documento o le notifiche al successivo
utente o approvatore specificato, ad esempio, quando il valore di un campo
supera un limite stabilito.
8) Le applicazioni di Notes consentono di utilizzare dati esterni
L'integrazione tra i database di notes e i database tradizionali incrementa
in modo impressionante il potenziale informatico dell'organizzazione (vedi
database budget, icd9cm, medici di base, comuni d'Italia, ricoveri ospedalieri
etc)
Oltre alle funzionalità di importazione ed esportazione e alla copia
tramite gli Appunti, OLE (Incorporamento e collegamento di oggetti)
DDE (Scambio dinamico di dati) @DbCommand, @DbColumn, @DbLookup, le funzioni
@ di Notes per la ricerca di dati in database esterni, esecuzione automatica
di file allegati o incorporati in documenti di Notes, funzionalità
di visualizzazione degli allegati per la visualizzazione di file allegati
a documenti di Notes e Moduli Lotus Script LSX per accedere ad oggetti definiti
in altri prodotti
LISTA CONTROLLO ACCESSI (LCA)
La LCA specifica quali utenti possono accedere al database e quali attività
possono svolgere. Comprende:
livelli di accesso
I controlli sull'utilizzo del database assegnati agli utenti in una lista
controllo accessi (LCA). I livelli sono Gestione, Impostazione, Revisione,
Redazione, Lettura, Composizione e Nessuno.
ruolo di accesso
Un livello di accesso del database assegnato a un utente o a un gruppo che
specifica la possibilità di usare moduli, viste o documenti specifici
nel database.
* * *
Livelli di accesso per gli utenti
I livelli di accesso assegnati agli utenti nella Lista Controllo Accessi
(LCA) controllano le attività che gli utenti possono eseguire su quel
database. Per poter accedere ai database contenuti in un server, gli utenti
devono avere accesso al server.
Livelli di accesso dal più alto al più basso:
![[Image]](bermau-img/bermau20.jpg) Gestione
- può eseguire tutte le operazioni su un database - lettura, scrittura
e modifica
![[Image]](bermau-img/bermau21.jpg)
Impostazione - può eseguire le stesse operazioni del livello
gestione, tranne la modifica della LCA, e la cancellazione del database.
![[Image]](bermau-img/bermau22.jpg) Revisione
- può leggere, scrivere e modificare tutti i documenti in un database,
ma non può modificare moduli, viste o la LCA.
![[Image]](bermau-img/bermau23.jpg) Redazione
- può leggere documenti esistenti e crearne di nuovi, ma può
modificare solo i documenti creati dall'autore.
![[Image]](bermau-img/bermau24.jpg) Lettura
- può leggere documenti ma non può aggiungerne o modificare
quelli esistenti.
![[Image]](bermau-img/bermau25.jpg) Composizione
- può aggiungere nuovi documenti ma non può leggere quelli
esistenti. Questo livello viene spesso usato per i database di posta e per
i database usati per consigli e suggerimenti, in quanto consente agli utenti
di comporre i propri documenti ma di non leggere quelli di altri.
Nessuno - gli utenti a cui viene assegnato questo livello non possono
aprire il database o inviare documenti
* * *
Ruoli di accesso
I ruoli di accesso controllano l'accesso di utenti e gruppi di utenti a specifici
moduli o viste in un database.
controllo accesso
Una funzione di sicurezza che specifica le attività che possono essere
svolte da ogni utente di un database di Notes. Alcuni utenti possono avere
accesso a tutte le attività mentre altri possono essere limitati solo
ad alcune.
-
Revisione
Possono creare documenti e modificare tutti i documenti, inclusi quelli creati
da altri. Si deve assegnare l'accesso Revisione, ad esempio a un utente
responsabile della manutenzione di tutti i dati contenuti nel database.
-
Lettura
Possono leggere i documenti del database ma non possono creare o modificare
documenti. Ad esempio, si può assegnare l'accesso Lettura agli utenti
per consentire ad essi di leggere il contenuto di un database contenente
dati di riferimento, come le politiche aziendali.
-
Composizione
Possono creare documenti ma non possono vedere alcun documento nelle viste
del database, anche i documenti creati da loro stessi. Ad esempio, si può
assegnare l'accesso Composizione agli utenti per consentire ad essi di
contribuire a un database di posta in arrivo o a un database usato come urna
per votazioni.
-
Nessun accesso
Gli utenti a cui non è assegnato alcun accesso, non possono accedere
al database. Ad esempio, si può assegnare Nessun accesso come standard
per evitare che la maggior parte degli utenti acceda a un database riservato.
Ruoli e affinamento degli accessi al database
Un progettista può consentire a sottoinsiemi di utenti o server l'accesso
a componenti specifici del database. Questo può essere ottenuto nei
modi elencati di seguito.
Creazione di campi di tipo Autore per limitare la possibilità di
modificare documenti specifici
Creazione di campi di tipo Lettore per limitare la possibilità di
leggere documenti specifici
Definizione di proprietà della vista o cartella per limitare la
visualizzazione della vista da parte degli utenti
Definizione di proprietà del modulo per limitare la visualizzazione
dei documenti creati con un dato modulo
Definizione di proprietà del modulo per limitare gli utenti che possono
creare documenti con quel modulo
Definizione di sezioni per limitare gli utenti che possono modificare determinate
porzioni di un documento
LIMITI DELLE APPLICAZIONI LOTUS NOTES
Non è consigliabile la scelta di Lotus Notes come sistema operativo
se l'organizzazione:
1)Richiede accesso ai dati in tempo reale
2) Richiede calcoli numerici complessi
3) Richiede il blocco dei file
5)Richiede la gestione e la creazione di rapporti di grandi quantità
di dati.
CONCLUSIONI
Speriamo che la nostra esperienza possa continuare e svilupparsi, sia grazie
all'implementazione dell'esistente (software, hardware e risorse umane),
sia grazie al confronto e comunicazione con l'esperienza d'altri (come abbiamo
voluto attuare organizzando questo convegno, ed in futuro speriamo proprio
grazie all'utilizzo di funzioni Intranet ed Internet offerte dallo strumento
informatico).
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